GDPR

Personvern / GDPR i Vigrestad Idrettsklubb

Vi har satt oss inn i Norges Idrettsforbunds retningslinjer og EUs nye personvernregler og oppdatert vår egen personvernerklæring. Du som medlem skal være trygg på at vi behandler dine personlige opplysninger på en sikker og forsvarlig måte, og ikke benytter opplysningene til andre formål enn det de er ment til.

For oss som idrettslag gjelder følgende (utdrag fra veileder fra NIF, vedtatt 20.12.17): ”Norges Idrettsforbund og tilknyttede organisasjonsledd kan innhente og bruke slike opplysninger med hjemmel i «medlemsavtalen». Det betyr at når en person blir medlem i idretten har idretten lovlig grunnlag for registrering og behandling av nødvendige personopplysninger.” ”Dersom personen har oppgitt mobiltelefonnummer/e-postadresse, er dette å anse som et samtykke til at organisasjonsleddet kan kontakte vedkommende per e-post og SMS med bakgrunn i medlemsavtalen. ”

Personvernerklæring

Personvern, nettbasert behandling av personopplysninger

Denne personvernerklæringen gjelder for Vigrestad Idrettsklubb (organisasjonsnummer 870310412). Vigrestad IK er ansvarlig for lagring og behandling av personopplysninger som samles inn på nettsidene.

Informasjon innhentes og håndteres i overensstemmelse med bestemmelsene i GDPR

(General Data Protection Regulation), den nye personvernsforordningen i EU som trådde i kraft fra 20 juli 2018.

Personopplysninger som samles inn og lagres

- Navn

- Kontaktinfo

- Fødselsdato og kjønn

- Hvilke medlemskap medlemmet er tilknyttet

- Familierelasjoner

- Faktura- og betalingshistorikk

Hvordan informasjon innhentes?

Vi samler inn opplysninger via MinIdrett eller påmelding direkte på skjemaer som for eksempel innmeldingsskjema, påmeldingsskjema til aktiviteter, innsamling av kontaktinfo på lister, epost osv.

Formålet med informasjonen som innhentes

-        Administrasjon av idrettslagets medlemmer og aktiviteter

-        Tilby god medlemsservice og info om relevante aktiviteter til rett medlem til rett tid

-        Administrere betalinger mv.

Hvem behandler informasjonen?

Tilgang til personopplysninger er tilgangsstyrt. Frivillige som har behov for tilgang til data for å kunne utføre sitt verv vil få tilgang etter behov. Tilganger slettes når behovet er opphørt.

Personer utenfor idrettslaget vil ikke gis tilgang til personopplysninger. Unntaket for dette er representanter for systemeiere som nevnt i punktet under, for å ivareta support mv.

Hvor lagres informasjonen?

Innhentet informasjon lagres i vårt medlemssystem Idretten Online.

Eposter (Outlook) lagres på interne servere og brukes til medlemskommunikasjon.

Fakturerings- og betalingshistorikk lagres i vårt regnskapssystem VISMA.

Kontaktinfo for fotballspillere, trenere og lagledere legges inn i NFF sitt medlemssystem

FIKS.

Kontaktinfo for andre idretter legges inn i SportsAdmin ved lisensregistrering, påmelding til turneringer med mer.

Kontaktinfo for styremedlemmer legges inn i NIF sitt system KlubbAdmin.

Hvordan slettes opplysningene?

Informasjon kan slettes på oppfordring fra medlem.

Utlevering av informasjon til tredjepart

Personopplysningene deles ikke med utenforstående, kommersielle tredjeparter. Unntaket her er klubbens sponsorer, hvor NIFs medlemsavtale gir sponsorer tilgang til medlemmers kontaktinfo. NIF vil ikke gjennomføre slike sponsoraktiviteter uten varsling/mulighet for reservasjon fra medlemmet. For deling av informasjon innenfor idrettens medlemssystemer, se ovenfor.

Rettigheter

Som medlem og bruker av nettsidene våre har du rett til å kreve innsyn i personopplysningene som vi behandler om deg og hvordan de behandles. Du kan også kreve retting, sletting og begrensninger i behandlingen av personopplysninger i henhold til personopplysningsloven.

Som medlem kan du motta nyhetsbrev fra oss. Som medlem mottar du også viktig informasjon om våre aktiviteter og tilbud direkte fra vårt medlemssystem. Dette er informasjon som følger medlemskapet.

Dersom du mener at vi ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven, har du rett til å klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten. Dette gjøres ved å sende klage til Datatilsynet, kontaktinformasjon er tilgjengelig på www.datatilsynet.no 

PUBLISERING AV BILDER

Samtykke til publisering av bilder i regi av Vigrestad IK

Vigrestad IK ønsker å informere om reglene som gjelder for publisering av bilder.
 Grunnregelen er at en alltid skal spørre om samtykke, men at et samtykke må ikke alltid være skriftlig. Det står i loven at et samtykke skal være informert, og med det menes at en skal ha gitt informasjon som gjør at en skjønner hva en samtykker til, og hvilke konsekvenser det får. Hvis de som er avbildet er under 15 år, må også de foresatte samtykke til publiseringen. Man kan når som helst trekke et samtykke tilbake.
 Det finnes unntak til hovedregelen om at en skal spørre om samtykke. Når bilder har nyhetsverdi, som for eksempel bilder av publikum på et idrettsarrangement, må en ikke spørre om samtykke.

 For Vigrestad IK er det aktuelt å publisere bilder på egen web-side og på våre Facebook sider. Unntaksvis kan det være aktuelt for våre sponsorer å bruke bilder fra arrangementer, gruppebilder eller enkeltpersoner.
 Vi sender ikke ut samtykkeskjema til alle medlemmer, men ber om tilbakemelding dersom noen ønsker å reservere seg mot publisering av bilder. Tilbakemelding kan enten sendes skriftlig, via melding eller muntlig til Vigrestad IK ved leder. Vi gjør oppmerksom på at reservasjonen omfatter bilder der personen lett kan identifiseres, ikke f.eks publikumsbilder, eller bilder fra et stevne/turnering.
 
 Vi oppfordrer også dere til å ha disse reglene med dere når dere publiserer bilder av egne og andres barn.
 
Se mer om nettvett her: https://nettvett.no/bilder-av-barn-pa-nett/